Proje Yönetimi Nedir

PROJE YÖNETİMİ

Proje Nedir?

İş hayatımızda sık sık dinlediğimiz PROJE, başlangıç ve bitiş noktası olan daha önce ortaya konulmamış, benzersiz bir mahsul veya hizmet vermek için planlı geçici girişimdir. Proje emin sayıda kaynak tarafından oluşturulan bütünüyle özgün ve tek seferlik çalışmalardır. Projeler süreç içerisinde ilerleme gösterir ve değişime uğrayabilir.

Proje ve işlem ise birbiriyle fazlaca karıştırılan iki ayrı kavramdır. OPERASYON başlangıç ve bitiş noktası olmayan daha öncesinde tanımlanmış kesintisiz çalışmalardır. Operasyonlar kendini değiştirmeden ya da minimaliz değişikliklerle tekrarlanır. Örnek vermek gerekirse daha öncesinde de yapılmamış bir mahsul oluşturmak proje, o mahsulü yapıma koymak ise işlemdir.

Proje Yönetimi Nedir?

PROJE YÖNETİMİ uygulanması düşünülen programların zamanı ve finansal kaynakları aktif olarak kullanarak oluşturulması ile başlar. Bu konu altında çok daha büyük farklı projelerin yapıldığı günümüz koşullarında küreselleşme de tesiriyle proje yönetimi ehemmiyetini giderek arttırmaktadır. Proje yönetimini aktif bir şekilde uygulamak kısa sürede az yanılgı ile kaliteli iş yapma imkânı verir. Proje idaresinin planlama seviyesinde olası sorunların önceden bulunması ortaya çıkabilecek bir kriz anında sualin kolaylıkla çözülmesini sağlar. Proje yönetimi finansal kaynaklarınızı doğru tarafa harekete geçirmede takviye olur.

Dünya’nın önde gelen kâr amacı gütmeyen organizasyonlarından biri olan PIM(Project Management Institute) göre PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ beş başlık altında toplanmıştır ve buna PROJE DÖNGÜSÜ(Project Loop) denmektedir.

1.      Başlangıç (Initiating)

• Başlangıç aşamasında yapılması gereken faaliyetler aşağıdaki gibidir.
• Organizasyonun lüzum ve niyetlerini tanımlamak.
•  Evvelinde asıllaştırılmış ya da sürdürülen görevlerini değerlendirmek.
•  Maliyet hesaplarını yapmak ve bütçe oluşturmak.
• Zaman çizelgesi oluşturmak.
• Misyon tablosu ve mahsul tanımını yapmak.
• Oluşturulan evrakları doküman haline getirmek gerekmektedir.

1.       Planlama (Planning)

• Planlama aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir.
• Planlama takımını oluşturmak.
• Planlama hangi biçimde yapılacağını kararlaştırmak.
• Proje kapsamını tanımlamak\belirlemek.
• Ortaya çıkacak mahsulleri belirlemek ve iş kısmı yapmak.
• Çalışmalar için gerekecek kaynakları varsayım etmek.
• Yapılacak çalışma için zaman ve maliyet hipotezi oluşturmak.
•  Oluşabilecek meseleleri belirlemek.
• Tehlike tasarlaması ve muhtemel meseleler için kriz idaresini tasarlamak.

2.       Yürütme (Executing)

Yürütme aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir.

• Proje idare tasarısında belirtilmiş niyetlere erişmek için çaba gösterilir.
• Bu aşamada çalışanların ve kaynakların eş güdümlülük göstermesi projenin yönetim planına uygun ilerlemesi için çok önemlidir.

3.       İzleme ve Kontrol (Monitoring and Controlling)

İzleme ve Kontrol aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir.

·         Proje içerisinde yürütülen çalışmaların ne kadarının bitirildiğini görmek.

·         Oluşan ya da oluşması mümkün meselelerin düzenlemek.

·         Finansal ayrıntıları usul tasarıyı ile gözden geçirmek.

·         Projelerin bütçe ve zaman durumunu takip etmek.

4.      Kapanış(Ending)

• Kapanış aşamasında yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir.
• Projenin yönetimsel kapanış sürecini hazırlayıp bitirmek.
• Satın alma kontratlarının kontrolü sağlanıp kontratları kapatmak.
• Alakalı projenin kapanış değerlendirmesini hazırlayıp belge doküman haline getirmek.

(İntaç Web sitesi, https://bit.ly/3eqisPC, 2021).

Proje Yönetimi Bileşenleri

Proje Yönetimi Bileşenleri Aşağıdaki resimdeki gibidir.

(Bilgi ve Beceri Derneği, https://bit.ly/3tjhBog, 2020).

Proje Yönetiminin Ana Bileşenleri

Proje yönetiminin ana bileşenleri aşağıdaki gibidir.

• Projenin neden gerekli olduğunun tanımlanması.
• Proje gereksinimlerini belirlemek, proje çıktılarının kalitesini belirlemek, kaynak ve zaman tahminleri yapmak.
• Yatırımı meşrulaştırma için iş gerekçeleri sıralamak.
• Kurumsal anlaşma ve finansman sağlamak.
•  Proje için yönetim planı geliştirmek ve uygulamak.
• Proje ekibine liderlik etmek ve ekibi motive etmek.
• Projedeki değişimleri, riskleri ve çıkan problemleri yönetmek.
• Kaydedilen aşamayı gözlemlemek ve plandakiyle karşılaştırmak.
•  Proje bütçesini yönetmek.
• Hissedarlar ve projeyi yapan kurum ile iletişimi sağlamak.
• Tedarik yönetimi.
• Gerekli durumda projeyi kontrollü bir şekilde sonlandırmak.

Proje Kapsamı

Proje kapsamı aşağıdaki şekildeki gibidir.

1Proje Yönetimi Süreçleri

Bu kısımda proje yönetim süreçleri gösterilmektedir.